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凡事預則立，不預則廢。任何項目開始之前，都要有項目計劃，尤其是針對大型的咨詢項目，更是需要對整體項目實現精細化的管理。但在實際項目推進過程中，經常會遇到問題……

凡事預則立，不預則廢。這句話在項目管理中尤為重要。對于大型咨詢項目來說，精細化的管理尤為必要。然而，在實際推進過程中，經常會遇到各種問題：責任不明確、工作延期、需求增加等等。這些問題的根源多半是沒有做好項目啟動會。本文將結合實際經驗，介紹什么是項目啟動會以及如何做好。

1. 什么是項目啟動會？

項目啟動會（kick-off meeting）通常在中標或簽訂合同后舉行，是甲方和乙方第一次正式接觸和了解的會議。它類似于古代的誓師大會，旨在告訴團隊要做什么、如何做以及達成后的結果是什么。一個好的開始等于成功的一半，因此啟動會非常重要。

通過啟動會可以達成以下幾點作用：

1）明確目的和目標：統一團隊對項目的認知，調動起意愿和自主性。

2）明確策略和計劃：確定重要里程碑節點并達成共識。

3）明確職責分工：清晰每個人的角色和定位。

4）明確協作機制：確定溝通協作機制，例如周例會、月例會等。

2. 如何組織項目啟動會？

成功的會議80%都是在會前完成的。因此，在開展任何類型的會議之前都需要充分準備，并保證材料完善。具體內容包括：

1）項目背景：解釋為什么要做這個項目以及衡量成功標準。

2）項目目標：由甲方主導，共同協商可執行、可達成階段性目標。

3）項目成員介紹：介紹每個人職級和負責工作內容。

4）確定組織架構：明確崗位職責并確保各部門有效配合。

5）確定項目計劃：明確重要里程碑節點并制定詳細計劃。

6）確定管理機制：包括定期溝通機制等內容。

7）風險分析：對各模塊工作進行風險評估并降低風險出現可能性。

完成以上主體材料后即可著手組織開展正式會議，并發送邀請郵件包含以下信息：

- 會議主題
- 會議議程
- 參與人員
- 會議地址
- 文檔附件

在正式開展啟動會時需要注意避免討論。因為該類型的會議屬于信息同步型，雖然可能包含少量討論但主要內容應該在前期溝通中完成而非在現場臨時討論。最后務必記得做好收尾環節，并及時發送紀要給雙方歸檔記錄。

3. 注意事項

1) 計劃越詳細越好？其實不然！前期規劃不需要太過詳盡，在遠期完整規劃之前只需明確重要里程碑節點即可；

2) 確保高管參與戰略層面涉及到高管必須參與才能保證后續順利推進；

3) 控制節奏主持人應把控整場節奏；

4) 做好紀要記錄參考點包括參與人員、時間地點、背景目標、團隊架構職責分工、關鍵里程碑時間線交付物、管理機制以及風險評估等內容。

總之，“工欲善其事必先利其器”，準備一場成功啟動會也是一個小型“項目”，熟悉相關流程方法并掌握技巧可以事半功倍！